Guide de l’administrateur : lancez-vous !

1. Les clients

Commencez par créer un ou plusieurs clients dans votre compte.

Cliquez sur « Administration » dans le menu pour commencer à configurer votre compte.

Un Client représente le nom commercial de votre client.

• Vous pouvez créer gratuitement un nombre illimité de clients.
  
• Important : les clients ne peuvent pas être supprimés une fois qu’ils ont été créés.

2. Utilisateurs

Les utilisateurs sont les personnes (personnel ou clients) qui accèdent à Summer.

• Lors de la création d’un utilisateur, indiquez un e-mail valide et un mot de passe.
  
• Summer enverra automatiquement à l’utilisateur un courriel lui permettant de réinitialiser son mot de passe et d’accéder à son compte en toute sécurité.
  
• Aucun mot de passe n’est jamais transmis par Summer.

Rôles des utilisateurs

• Personnel – peut gérer les tickets et les conversations.
  
• Administrateur – peut créer et gérer des clients, des utilisateurs et des projets.

Gestion des comptes

• Les utilisateurs ne peuvent pas être supprimés.
  
• Pour révoquer l’accès, désactivez le compte. Les utilisateurs désactivés ne sont plus pris en compte dans votre quota ou votre facturation.

Attribution du projet

Après avoir créé un utilisateur, vous devez l’associer manuellement à un ou plusieurs projets.

3. Les projets

Les projets sont la base de Summer. Chaque activité se déroule dans le cadre d’un projet.

• Vous devez avoir au moins un projet pour commencer.
  
• Les projets peuvent être internes (pour votre équipe) ou orientés vers le client.
  
• Votre compte est limité à un nombre total de projets, en fonction de votre plan.

4. Comptes

Mettez à jour votre forfait sur votre compte sur le site web Summer.

5. Tickets

Les tickets vous permettent de suivre les demandes, les tâches et les problèmes.

Types de tickets

• Support – demandes d’assistance à la clientèle.
  
• Evolution – demandes de fonctionnalités ou d’améliorations.
  
• Mise à jour – demandes de modifications ou mises à jour de versions.

Chaque ticket a un statut qui permet de suivre son évolution.

Attribution des tickets

• Lors de la création d’un ticket, désignez un utilisateur comme « gestionnaire » de la tâche.
  
• Cette action envoie une notification par courrier électronique uniquement à l’utilisateur responsable.
  
• L’utilisateur responsable peut être changé à tout moment.
  
• Par défaut, le créateur du ticket devient l’utilisateur responsable. Si vous vous attribuez le ticket, vous ne recevrez pas d’e-mail.

Visibilité des tickets

• Les abonnés peuvent consulter les tickets sur leur tableau de bord.
  
• Tous les tickets sont liés au projet qui leur est associé.

6. Les conversations

Chaque projet comprend un forum de discussion où les utilisateurs peuvent échanger des messages.

• Les conversations servent de tableau d’affichage pour une communication continue.
  
• Ils permettent de centraliser les discussions, de sorte que rien ne se perd dans les fils de discussion.

7. Documents

Stockez et gérez les fichiers liés au projet directement dans Summer.

• Vous pouvez télécharger des documents jusqu’à concurrence du quota de Go disponible dans votre forfait.
  
• Des liens externes (par exemple, Google Drive, Dropbox) peuvent également être joints.

Points clés

• Les clients ne peuvent pas être supprimés.
  
• Les utilisateurs ne peuvent pas être supprimés mais peuvent être désactivés.
  
• Chaque projet nécessite au moins un utilisateur responsable des tickets.
  
• Les notifications sont toujours envoyées à l’utilisateur responsable, jamais à l’ensemble de l’équipe.